ISSN 2477-1686
Vol. 8 No. 24 Desember 2022
Peran Umpan Balik Yang Konstruktif Dalam Penerapan Performance Appraisal
Oleh:
Yolanda Caroline, Jayadi Diristui, & Emmanuel Listyono Putranto
Fakultas Psikologi, Universitas Katolik Indonesia Atma Jaya
Keberhasilan suatu perusahaan untuk dapat memenangkan persaingan banyak bergantung pada sumber daya manusia. Hal ini dikarenakan perusahaan dituntut untuk memberikan pelayanan yang terbaik kepada konsumen dan mitra bisnis. Maka dari itu, divisi Sumber Daya Manusia (SDM) sebagai pengelola karyawan di suatu perusahaan memiliki tugas penting dalam menciptakan sistem dan program untuk meningkatkan kompetensi serta potensi karyawan. Setiap perusahaan menginginkan karyawan yang berkualitas memiliki kinerja yang memuaskan sesuai standar yang ditetapkan perusahaan (Rony et al., 2020).
Dalam upaya mendapatkan informasi yang lengkap mengenai upaya karyawan dan pimpinan dalam melakukan pekerjaan pada suatu perusahaan, maka diperlukan suatu strategi dan sistem penilaian kinerja (performance evaluation) yang berkaitan dengan kinerja dan akuntabilitas karyawan pada perusahaan tersebut.
Penilaian kinerja juga dapat digunakan sebagai dasar kompetensi organisasional, sebagai dasar membuat perencanaan dan dapat memotret kekurangan dari kinerja organisasi secara keseluruhan, sehingga penilaian tersebut seharusnya dilakukan baik untuk karyawan maupun pimpinan. Pada era global yang menghadapkan organisasi pada persaingan bisnis yang ketat, penilaian kinerja perlu lebih bersifat agregat atau menyeluruh meliputi setiap anggota organisasi yang ada. Pandangan klasik yang menganggap bahwa penilaian hanya pantas untuk bawahan saja harus ditinggalkan dan proses penilaian harus dijalankan sebagai sesuatu yang memberikan dampak bagi organisasi (Ambarwati, 2005).
Meskipun penilaian kinerja penting untuk dilakukan, bagi beberapa organisasi, penilaian performa masih mendapat tanggapan yang negatif dan dianggap sebagai suatu aktivitas yang merugikan. Bagi pimpinan, proses penilaian kinerja sering mempertimbangkan pemakaian waktu dan beberapa perasaan yang tidak menyenangkan dalam mengevaluasi anggota tim mereka. Sedangkan bagi karyawan, ada perasaan takut untuk menerima umpan balik yang negatif dari pimpinan mereka (Messmer, 2000). Hal ini dikarenakan melakukan evaluasi kinerja karyawan maupun pimpinan merupakan suatu kegiatan yang cenderung melukai perasaan dan berpotensi menjadi sesuatu yang lebih kompleks karena indikator yang digunakan untuk menilai terdiri dari berbagai faktor fisik maupun mental yang sulit diukur. Proses penilaian kinerja yang rasional dan objektif perlu diupayakan karena menyangkut hubungan antar pribadi, perasaan tidak tega untuk menilai secara benar, dan juga dipengaruhi oleh politik organisasi yang berkembang saat itu. Hal itu dapat menjadi penghalang pencapaian proses evaluasi kinerja yang bersih dan obyektif (Ambarwati, 2005).
Maka dari itu, diperlukan strategi penilaian kinerja yang dapat mengurangi hambatan-hambatan yang diperlukan sebelumnya. Salah satu strategi yang dapat
digunakan adalah memanfaatkan umpan balik yang konstruktif (constructive feedback). Dessler (2017) mengatakan bahwa penggunaan umpan balik yang konstruktif dapat membantu karyawan untuk memahami hal yang perlu diperbaiki dan mencegah penurunan performa. Pemberian umpan balik dapat menjadi sarana bagi penilai untuk memberikan rekomendasi pengembangan kepada karyawan dan menerima masukan mengenai hal yang dapat dipersiapkan oleh pihak manajerial. Komunikasi dua arah yang terjadi ini dapat mengurangi kesalahpahaman dan jarak antara penilai dengan karyawan sehingga kedua pihak dapat memahami kondisi yang perlu dikembangkan bersama. Hal ini tentunya dapat meningkatkan keterlibatan seluruh anggota organisasi dalam meningkatkan kinerja individu hingga dinamika organisasi. Keterlibatan anggota dalam pengembangan organisasi akan menghadirkan perasaan kepemilikan, termotivasi untuk bekerja secara optimal dan kepuasan kinerja (Aguinis et al., 2009).
Persepsi atasan dari hasil penilaian kinerja dapat mempengaruhi keberhasilan proses umpan balik yang akan disampaikan kepada bawahannya. Dalam dinamika pengembangan lingkungan kerja, penilaian kinerja perlu dipersepsikan sebagai sarana untuk mengetahui hal yang perlu dikembangkan bersama untuk mencapai tujuan dari organisasi. Terkadang atasan hanya berfokus pada kelemahan karyawan dan kurang menghadirkan saran atau masukan.
Pemberian umpan balik kepada bawahan perlu didasari oleh pendekatan berbasis kekuatan, yang terdiri dari mengidentifikasi area perilaku karyawan dan hasil positif yang dihasilkan. dari pengetahuan, keterampilan, atau bakat (Aguinis et al., 2009).
Keterampilan komunikasi yang efektif seorang atasan atau pemberi penilaian kinerja juga dapat mempengaruhi proses umpan balik sehingga organisasi perlu mempersiapkan secara matang. Jika seorang atasan atau pemberi nilai tidak memiliki keterampilan komunikasi maka proses umpan balik akan terkesan sebagai pemberian kritik negatif tanpa motivasi yang mendukung proses pengembangan karyawan. konsekuensi negatif yang dapat timbul dari kurangnya keterampilan komunikasi adalah ketidakpuasan karyawan, reaksi pembelaan diri, serta penurunan keinginan dalam konteks pengembangan kinerja individu. Keterampilan komunikasi juga dapat menjadi sarana antara pemberi nilai dengan bawahan agar dapat saling menghadirkan solusi dalam pencapaian tujuan bersama (Aguinis et al., 2009).
Proses penilaian kinerja dengan pendekatan umpan balik juga akan terlaksana dengan lebih baik jika dari pihak organisasi atau perusahaan turut menghadirkan sistem pendampingan atau program pengembangan karyawan. Hal ini akan mendorong karyawan untuk mempermudah pengembangan diri yang selaras dengan tujuan organisasi serta sebagai bentuk dukungan dari perusahaan terhadap potensi sumber daya manusia. Sistem pengembangan karyawan yang dihadirkan oleh perusahaan dapat diterapkan dengan menyediakan agenda pelatihan maupun layanan konseling karyawan (Aguinis et al., 2009).
Penerapan keterampilan umpan balik tidaklah mudah bagi perusahaan, oleh karena itu pemimpin perusahaan sebaiknya mulai membiasakan untuk memberikan feedback. Dalam hal ini terdapat lima langkah dalam melakukan umpan balik yang konstruktif (Rony et al., 2020):
1. Memahami instrumen penilaian kinerja pengukuran secara mendalam.
2. Memberikan kejelasan kepada karyawan mengenai tujuan kinerja mereka berkontribusi pada tujuan organisasi.
3. Memberikan pelatihan penilaian kinerja wajib yang berkelanjutan untuk supervisor atau manajer tentang dasar konsep proses penilaian kinerja termasuk menetapkan tujuan, mengevaluasi kinerja, dan memberikan umpan balik yang konstruktif. Hal ini dilakukan untuk memastikan keberhasilan evaluasi program.
4. Melakukan komunikasi yang bertujuan untuk memastikan karyawan bergerak ke arah yang benar dan memenuhi tujuan. Dialog yang sedang berlangsung memungkinkan manajer kesempatan untuk mendapatkan karyawan kembali ke jalur yang mungkin bergerak ke arah yang salah.
5. Menanamkan pola pikir ke seluruh karyawan bahwa umpan balik yang konstruktif diterapkan secara komprehensif.
Kesimpulan
Karyawan merupakan aset organisasi yang berharga, oleh karena itu penerapan performance appraisal (PA) dengan memanfaatkan umpan balik yang konstruktif memberikan dampak positif pada produktivitas karyawan. Penerapan umpan balik yang konstruktif yang baik dalam PA akan bermanfaat secara maksimal jika dilakukan oleh pemimpin yang memiliki sederet kemampuan dan kompetensi disertai kemauan untuk memberikan yang terbaik bagi anggotanya. Proses evaluasi kinerja disertai dengan pendekatan umpan balik dilakukan ketika organisasi atau perusahaan juga menerapkan sistem mentoring atau program pengembangan karyawan. Hal ini memungkinkan karyawan untuk bekerja pada pengembangan diri sejalan dengan tujuan organisasi dan bekerja pada potensi sumber daya manusia melalui dukungan dari perusahaan. Pihak Human Resource (HR) dapat mendukung optimalisasi cara ini dengan memberikan pelatihan umpan balik yang konstruktif atasan yang akan memberikan umpan balik.
Referensi:
Aguinis, H., Gottfredson, R. K., & Joo, H. (2012). Delivering effective performance feedback: The strengths-based approach. Business Horizons, 55, 105-111. https://doi.org/10.1016/j.bushor.2011.10.004.
Ambarwati, S. (2009). Managing productive performance appraisal: Sebuah upaya menjawab kebutuhan penilaian kinerja karyawan yang bebas KKN. Jurnal Siasat Bisnis, 55-73.
Dessler, G. (2017). Human resources management (15th ed.). Boston: Pearson Education Limited.
Messmer, M. (2000). Performance Reviews. Society for Human Resource Management. 10-12.
Rony, Z. T., Yasin, M., Lubis, F. T., & Syarief. F. (2020). The role of active constructive feedback in building employee performance (case study at a private construction company in Indonesia 2018-2019). International Journal of Psychosocial Rehabilitation, 24(8), 9350-9359.
